El tiempo medio dedicado a la gestión de una factura en papel es de 13 minutos, mientras que con una factura digital este periodo se reduce a 3 minutos.
Los trabajadores españoles invierten trece minutos en la gestión realizada con cada factura en formato papel, según datos facilitados por Kyocera, empresa líder en servicios y soluciones de gestión documental. Un tiempo que se ve drásticamente reducido con la utilización de soluciones de digitalización certificada de facturas, que disminuyen el tiempo requerido para esas mismas gestiones hasta en diez minutos por factura, con la consiguiente diferencia de productividad entre las empresas que cuentan con sistemas de digitalización y aquellas que no.
De este modo, una compañía que recibe 300 facturas al mes, estará ahorrando alrededor de 75 días en tiempo de trabajo de un empleado que gestione las facturas mediante una aplicación de digitalización de facturas. La empresa que no cuenta con este tipo de sistemas está desperdiciando 50 horas de trabajo de sus empleados al mes, que bien podrían dedicar a otras labores que resultarían más productivas.
Además, siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa que recibe 300 facturas al mes necesita, aproximadamente, cinco metros cuadrados para almacenar documentos en papel, espacio que anualmente supone un coste para la empresa de unos mil euros de media.
“Es sorprendente que todavía encontremos empresas que no hayan implementado soluciones integrales de digitalización de facturas, ya que desde 2007 el formato digital, cumpliendo una serie de requisitos, tiene exactamente la misma validez que la factura en papel, según marca la Orden EHA/962/2007”.
Son palabras de Víctor Rodríguez, jefe de producto hardware de Kyocera, quien ha explicado que las facilidades que aporta este tipo de soluciones, la sencilla implantación de las mismas, y el ahorro de costes, son “razones más que suficientes para poner en marcha este tipo de servicios, especialmente por la obligatoriedad existente por parte de la Agencia Tributaria de conservar las facturas de los últimos cinco años”.
La implantación de este tipo de soluciones conlleva además un aumento de la seguridad, ya que se elimina el riesgo de pérdida de documentos, al generar un back-up de toda la información relacionada
El proceso de digitalización de facturas
Todo comienza con el escaneo de una factura, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y opcionalmente, el sello de tiempo. La Ley especifica que entre el escaneo y la firma no puede haber intervención del usuario. Kyocera dispone de una aplicación que cumple al pie de la letra dicha especificación.
Posteriormente el documento pasa a formar parte de la base de datos con la información asociada a la factura, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.
Un sistema sencillo y rápido de almacenar información que a su vez facilita la búsqueda avanzada a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la localización de documentos. Además, y también de forma sencilla, es posible definir políticas de back-up.
KYOfactura Proveedores
La solución de digitalización certificada de facturas de Kyocera, denominada KYOfactura Proveedores, es la única en toda Europa que incluye los elementos necesarios para realizar la digitalización certificada de una forma sencilla y en un solo equipo. Además, la empresa puede llevar a cabo todas las operaciones de digitalización de facturas con un único proveedor, como Kyocera, que se encarga de la implantación de la solución integral, con instalación y el mantenimiento.
La solución cuenta con un certificado exclusivo que es específico para la factura electrónica, lo que aumenta la seguridad y evita que se pueda utilizar para la firma de otro tipo de documentos, cumpliendo con las directivas española y europea en materia de firma electrónica. Además, es posible establecer el sellado de tiempo o ‘time stamping’, utilizado para garantizar el momento exacto en que se produce la firma digital. El sellado de tiempo de KYOfactura Proveedores está homologado por el Ministerio de Industria, Tecnología y Ciencia.
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